Ваша компания полностью перешла на электронные больничные и трудовые книжки или сотрудники пока ещё пользуются бумажными версиями?
Возникали ли при переходе какие-то сложности или вопросы?
Разберемся на реальном примере.
Рассказывает Анна Моргун, руководитель проекта в компании «СТС Групп»
Полностью отказаться от бумажного документооборота в частности по больничным листкам (БЛ) и трудовым книжкам (ТК) пока не получается.
Больничные листы
Дело в том, что не все медицинские учреждения готовы выдавать БЛ в электронном виде и выдают по-прежнему бумажные. Также стоит отметить отношение граждан. Часть населения отказывается от цифровой версии больничных листов, т.к. наличие физического документа с подписью и печатью вызывает больше доверия, придает условную уверенность. Но в сравнении с прошлыми годами, бумажных версий стало раза в два меньше. Также стоит отметить, что сейчас пособия выплачиваются на прямую из ФСС, т.е. при получении любого БЛ (бумажного или электронного) работодатель передает данные в фонд и выплаты делают уже они.
Была сложность в начале года с выплатой пособий по уходу за детьми до 1,5 лет. Вся страна перешла на прямые выплаты от ФСС и сразу появились сложности. Фонды не смог оперативно обрабатывать информацию, что повлекло задержки и, как следствие, жалоб от работников.
Трудовые книжки
Переход на электронные ТК пугает в основном людей со стажем, на высоких должностях. Легко перешли на ЭТК молодое поколение, иностранцы и те, кто не дорожили записями в бумажной трудовой. Поэтому разница с прошлыми годами лишь в том, что с этого года работодатели не заводят новые ТК в бумажном виде, а небольшой процент работников, выбравших ЭТК, получили бумажные экземпляры на руки. Теперь при увольнении получают справку СТД-Р вместо ТК, которую предоставляют как доказательство перехода на цифровую версию при трудоустройстве. В личном кабинете на сайте Госуслуг гражданин, перешедший на ЭТК, может сформировать свою ЭТК онлайн, например, для подтверждения стажа (для больничных листов, проверки наличия опыта по должности).
Как правило, новшества вызывают опасения. По своей практике, отмечу, что около 70% работников относятся к изменениям с опаской. Должен пройти переходный период, чтобы все привыкли. Стоит отметить, что со временем сложностей и вопросов становится все меньше.
Во вред или во благо?
С БЛ однозначно стало проще. Работодателю больше не нужно проверять и заполнять бланки, подлинность проверяется сразу при отправке данных в ФСС, риски работодателя заметно сокращаются.
С ТК пока однозначного мнения нет, ведь в памяти – не один случай, когда у ПФР рушились базы данных, и вся отчетность пропадала. Также много ошибок и путаницы в их учете, поэтому хочется иметь актуальную трудовую книжку в своих руках, а не в базе ПФР.
Отмечу, что пока выбор был за работниками, большинство оставляли бумажные трудовые книжки. С текущего года новые ТК не заводятся в таком виде, и ПФР не предоставляет выписок подобных СТД-Р для тех, кто не перешел на ЭТК, мотивируя граждан к переходу на электронную версию.
АКПП
