При поиске подрядчиков задача компании – выбрать надежных партнеров с хорошей репутацией. Этот принцип работает и в аутсорсинге персонала. Прозрачность организации и бизнес-процессов повышает шансы на заключение контракта и сотрудничество. Как удостовериться в благонадежности исполнителя, рассказывает Ринат Хусяинов, коммерческий директор «СТС Групп».
Рассмотрим схему работы с аутсорсинговым партнером. Допустим, у компании появляется потребность в персонале из-за сезонного или другого роста производства. Чтобы обеспечить себя сотрудниками именно на этот период, организация выбирает аутсорсингового партнера и, когда этапы встреч и согласования договора пройдены, подает заявку на персонал и объем услуг. А подрядчик организует работу и предоставляет закрывающие документы.
И чтобы работа была эффективной и понятной, мы рекомендуем на каждом этапе убедиться в достоверности информации, в надежности юрлица и уточнить, каким образом выстроены процессы.
Выбор подрядчика
Начнем с поиска исполнителя. Здесь важно понять, какая компания предлагает вам сотрудничество – реальная или однодневка. Чтобы это проверить, можно запросить годовой баланс, декларации об уплате НДС, договор аренды помещений, попросить показать платежи за товары и услуги, которые обеспечивают деятельность компании.
Это может быть оплата воды, продуктов питания, канцтоваров, интернета, телефонии или клининговой службы. Что угодно, что подтвердит, что компания работает. Ведь если за весь год юрлицо ничего не купило, то вряд ли это действующая структура. И если компания не может предоставить документы, это вызовет сомнения. Например, мы совершенно прозрачны и можем показать запрошенные документы, для нас это нормально.
Следующий стабильный показатель – членство компания в саморегулируемых организациях (СРО) или других профессиональных объединениях. Если компания состоит в СРО, значит она прошла проверку. Существуют строгие критерии и стандарты, по которым принимают или исключают из СРО. В сфере аутсорсинга персонала последние три годы их постоянно ужесточали. Это настоящий отбор!
Интересный момент: узнайте, были ли судебные тяжбы у аутсорсинговой компании с каким- либо заказчиком. Если были, пусть вас это не пугает, это не плохо. Разбирательства показывают, что компания работает и не прячется. В суде должен присутствовать генеральный директор или другой представитель по доверенности. А значит, эту доверенность заверял нотариус. И если не вы, то он точно видел генерального директора компании. А это уже немало.
Подписание договора
На этом этапе мы рекомендуем приглашать на предварительные переговоры генерального директора, чтобы познакомиться и убедиться, что он действительно есть. Вы сможете пообщаться и оценить, как он участвует в переговорах, как реагирует на различные вопросы и предложения.
Мы советуем по согласованию сторон записать на видео подписание договора. В идеале попросить руководителя предоставить паспорт и тоже зафиксировать этот момент. Например, сфотографировать директора с паспортом на фоне логотипа его компании. Конечно, это не во всех случаях возможно и корректно. Но это здоровая бдительность.
Вспомните, как налоговая и банки настаивают, чтобы юрлицо, участвующее в экономической деятельности, проявляло должную осмотрительность. Каким образом – таких разъяснений нет. Поэтому компании делают это так, как считают возможным и доступным.
Модель сотрудничества
Любому заказчику хочется знать, за что он платит. Поэтому должна быть прозрачная система учета работ и удобная, понятная форма отчетности и документооборота.
Например, в нашей компании «СТС Групп» ежедневно представители заказчика и исполнителя подписывают листы учета рабочего времени или выполненных услуг. Все данные мы вносим в программу, доступ к которой есть и у заказчика. В личном кабинете он может посмотреть выработку и объем оказанных услуг по каждому объекту и сотруднику.
Заказчик может принять или не принять работы, скорректировать данные, наложить штрафы при нарушении трудовой, пожарной дисциплины и производственной безопасности. То есть он полностью контролирует процесс. В режиме реального времени ему доступна вся информация по сотрудникам – количество смен, часов, выработка и другая.
На основе этих данных формируются закрывающие документы, которые таже доступны в личном кабинете. Это значительно упрощает, удешевляет и ускоряет процесс документооборота.
На наш взгляд, максимальная прозрачность и конкретность должна быть на всех уровнях взаимодействия, от поиска подрядчика до выхода каждого сотрудника на работу. Это значительно увеличивает доверие к партнеру, устраняет многие сложности при взаимодействии, экономит время и повышает эффективность работы.
Журнал «Компетенции»
